Easy WebAPPlicatie
Handleiding Easy Eventcrew webapplicatie
Voortaan hoef je geen urenbriefjes meer in te vullen, maar is het mogelijk om dit digitaal te doen via de Easy Eventcrew webapplicatie. Je kunt hier jouw planning in zien, beschikbaarheid invullen en als projectleider de uren in vullen en versturen. Met de mogelijkheid om de beschikbaarheid in te vullen en de urenregistratie te verwerken in de webapplicatie, nemen we handelingen weg.
Je ontvangt vanuit Easy een eenmalige code (accountnaam en automatisch gegenereerd wachtwoord). Je hebt daarna direct de mogelijkheid om het wachtwoord te veranderen naar een eigen wachtwoord.
Om toegang te krijgen tot de webapplicatie vul je jouw accountnaam en wachtwoord in.
Vervolgens kom je in het hoofdmenu terecht. Daarin heb je zes opties/keuzemogelijkheden.
Mijn Profiel
De eerste optie in het hoofdmenu is “Mijn profiel”. Hier vind je jouw NAW-gegevens, mobiele telefoonnummer en e-mailadres. Dit zijn de gegevens die bij ons bekend zijn. Klopt er iets niet? Geef dit dan door aan het kantoor.
Navigeer via de zwarte balk onderin terug naar het hoofdmenu of één van de andere opties binnen de webapplicatie.
Let op! Navigeer niet met andere toetsen dan die van de webapplicatie, anders moet je (bij het klikken op het pijltje terug, standaard links onderin op je scherm voor Android-gebruikers) weer opnieuw inloggen. Je moet ook niet het beeld ‘refreshen’, dan gebeurt namelijk hetzelfde.
Beschikbaarheid
De tweede optie in het hoofdmenu is “Beschikbaarheid”. Hierin kun je per week aangeven wat jouw beschikbaarheid is. Bij “Beperkt” heb je nog een invulmogelijkheid om de beperkte beschikbaarheid toe te lichten. Voorbeeld: “Beschikbaar in de avond vanaf 20.00 uur.” Vul dit zo duidelijk mogelijk in, zodat hier geen miscommunicatie over kan bestaan met de planning.
Heb je een vast urencontract bij EASY, dan is de beschikbaarheid puur inzichtelijk. Je kunt controleren of je vrij-/vakantie-aanvraag goed verwerkt is. Als je vrije dagen wilt aanvragen, moet je dit nog steeds gewoon per e-mail doen.
Planning
De derde optie in het hoofdmenu is “Planning”. Daarin staan de volgende gegevens van jouw projecten: datum, tijd, project, klant, PL klant en locatie. Daaronder staat een blauwgroene knop met “Crew”. Als je op één van jouw projecten klikt, krijg je een overzicht van de projectgegevens, collega’s, projectleider etc. Klik je op het locatie-icoontje, dan komen de adresgegevens tevoorschijn. Klik je op één van de namen van jouw collega’s, dan worden de (telefoon)gegevens getoond. Klik op het icoontje achter de naam om een foto van die persoon te bekijken.
Navigeer wederom via de zwarte balk onderin terug naar het hoofdmenu of één van de andere opties binnen de webapplicatie.
Uurregistratie
De vierde optie in het hoofdmenu is “Uurregistratie”. Hierin heb je twee opties per project, namelijk “Declaratie” en “Uren”, maar alleen als je projectleider bent, zie je de optie “Uren” staan.
Declaratie
Via de blauwgroene knop met “Declaratie” kun je jouw reiskosten invullen.
Klik je vervolgens op het ‘plusje’ op de rode knop met “Declaratie…”, dan kun je de declaratie toevoegen voor kilometers, OV, parkeren of overige.
Klik op één van deze opties (kilometers, OV, parkeren of overige) en vul de gegevens in of klik rechts bovenin op het kruisje om dit menu te sluiten. Let op vul alle velden in, dus naast de afbeelding en de omschrijving ook het bedrag. Uiteraard geldt dit ook andersom, anders kan het kantoor dit niet verwerken! Uiteindelijk volgt een overzicht van de declaratie met de door jouw doorgegeven informatie.
Uren
Daarnaast kan je als projectleider bij “Uurregistratie” per project via de blauwgroene knop met “Uren” en vervolgens de blauwgroene knop “Tijden” jouw werktijden invullen. Dit kan in de witte vlakken die je ziet staan. De projectleider kan gemakkelijk, als iedereen dezelfde werktijden heeft, eenmalig de werktijden en pauze invullen (pauzes kan je per kwartier selecteren), om voor iedereen dezelfde werktijden in te vullen.
Klik op de blauwgroene knop “Tijden aanpassen…” om per collega de werktijden in te vullen, indien deze niet gelijk zijn aan de werktijden van de overige collega’s. Check van tevoren of de crewlijst klopt. Als iemand vervangen is door een standby, moet je dit handmatig aanpassen. Je kunt als projectleider altijd handmatig een persoon toevoegen (klik op het ‘plusje’ tussen ‘Crew’ en ‘Tijden’ in) of doorstrepen (met het kruisje voor de naam).
Klik op de blauwgroene knop “Overzicht” om te zien welke werktijden en pauzes bij wie zijn ingevuld. Oftewel het werkbriefje. Dit overzicht moet de projectleider van EASY aan de projectleider van de klant laten zien. Diegene heeft de mogelijkheid om onderaan nog een opmerking te plaatsen. Als de klant akkoord is met deze uren, klik je op “Bevestig uurregistratie”. Hier verschijnt een pop-up om een sms met pincode naar de projectleider van de klant te sturen. Is de projectleider die staat weergegeven in de app niet degene die voor je staat? Vraag hem/haar om zijn/haar telefoonnummer en vul dit (bij ander nummer en andere naam en onderaan het overzicht) in. Er wordt een unieke pincode verstuurd naar de mobiel van de projectleider van de klant. Deze vult hij/zij in op het scherm dat je op jouw telefoon te zien krijgt.
Berichten
De vijfde optie in het hoofdmenu is “Berichten”. Hier worden in de toekomst berichten in geplaatst die voor jou van toepassing zijn.
Navigeer wederom via de zwarte balk onderin terug naar het hoofdmenu of één van de andere opties binnen de webapplicatie.
Afsluiten
De zesde en laatste optie in het hoofdmenu is “Afsluiten”. Hier sluit je logischerwijs de webapplicatie mee af.